Zielerreichung/Zeitplanung

Je besser wir unsere Zeit einteilen, d.h. planen, desto besser können wir sie für unsere persönlichen und beruflichen Zielvorstellungen nutzen. Planung bedeutet Vorbereitung zur Verwirklichung von Zielen. Darüber hinaus zeigt die allgemeine Erfahrung in der betrieblichen Praxis, dass man mit einem Mehraufwand an Planungszeit weniger Zeit für die Durchführung benötigt und somit insgesamt effektiv Zeit einspart. Das gilt insbesondere auch für die tägliche Zeitplanung.

Planungsprinzipien

Die folgenden Planungsprinzipien spielen bei der persönlichen Zeitplanung eine wesentliche Rolle.

Schriftlichkeit

Das wichtigste Planungsprinzip ist die Schriftlichkeit. Über Zeitpläne, die man nur im Kopf hat, verliert man den Überblick, und sie werden leichter umgeworfen. Ein schriftlich fixierter Plan hat den psychologischen Effekt einer Selbstmotivation zur Arbeit, denn Schriftlichkeit schafft Verbindlichkeit. Schriftliche Zeitpläne, in einem separaten Ordner gesammelt, stellen auch automatisch eine Dokumentation über die geleistete Arbeit dar.

Zur schriftlichen Planung können Mehrjahrespläne, Jahrespläne, Monats-, Wochen- und Tagespläne verwendet werden. Es empfiehlt sich als erster Schritt die Planung jedes einzelnen Tages.

Divide-and-conquer-Strategie

Um komplexe Aufgaben beherrschbar zu machen, bietet sich ein Vorgehen nach dem Prinzip "Teile und herrsche" ("divide and conquer") an:

1. Zerlegen Sie zunächst die Gesamtaufgabe in einzelne, kleine Teile, die möglichst unabhängig voneinander bearbeitet werden können!
2. Ordnen Sie die Teilaufgaben dann nach Abhängigkeiten, Prioritäten und Terminen!
3. Bearbeiten Sie alle Teilaufgaben und kontrollieren am Ende das Ergebnis!

Monotasking vs. Multitasking

Unser Gehirn ist nicht in der Lage zwei Aufgaben auf einmal zu erledigen. Mit Monotasking machen Sie mehr aus Ihrer Zeit:

• Die Bearbeitungszeit von Vorgängen verkürzt sich, wenn man konsequent bei einer Sache bleiben kann. (Laut Studien benötigt man ca. 2 Minuten nach einer Unterbrechung, um wieder in eine Aufgabe hineinzufinden.)
• Die Fehlerquote sinkt, wenn man die Konzentration nur auf eine Sache richtet.
• Die Zufriedenheit nimmt zu, wenn man Vorgang für Vorgang gedanklich ablegen kann.

Pareto-Prinzip

Das Pareto-Prinzip, auch 80-zu-20-Regel genannt, besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse erfordern mit 80% des Gesamtaufwandes die quantitativ meiste Arbeit.

Zusammenfassung

Durch 20% der Aufgaben werden 80% der Ergebnisse erzielt.

Handlungsempfehlung

Finden Sie daher die 20/80-Prozent Erfolgsverursacher heraus (privat und beruflich) und behandeln Sie sie mit der höchsten Priorität. Konzentrieren Sie sich auf die wenigen Aktivitäten, die am wertvollsten für Ihr Fortkommen sind.

Das Pareto-Prinzip lässt sich auch sehr oft auf den Erledigungsgrad einzelner Aufgaben anwenden. Nur die wenigsten Aufgaben müssen perfekt erledigt werden. Es reicht oft aus, dass sie überhaupt erledigt sind. Oft ist eine Gut-genug-Lösung besser als eine perfekte Arbeit, weil man so auch Zeit für andere, mitunter wichtigere Dinge findet.

Wenden Sie das Prinzip immer dann an, wenn viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen sind, zeitliche Ressourcen sehr knapp sind oder wenn es nicht darauf ankommt, 100% Leistung zu erreichen. Im praktischen Umgang mit dem ersten Fall hat sich das Rotationsprinzip bewährt:

Bei vielen gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben sollten diese nicht komplett bearbeitet werden, sondern man sollte nur den ersten, wichtigsten Schritt machen, dann zur nächsten Aufgabe übergehen und auch hier versuchen, den größten und wichtigsten Brocken aus dem Weg zu räumen. Nach einem kompletten Durchlauf startet man wieder mit der ersten Aufgabe. So vermeidet man es, sich mit einer Sache zuungunsten anderer zu verzetteln.

Eat the frog first

Nach M. Krengel und L. Seiwert disziplinieren sich erfolgreiche Menschen dazu, immer mit der wichtigsten und meistens auch schwierigsten Aufgabe, die vor ihnen liegt, anzufangen, anstatt diese (immer wieder) aufzuschieben oder sich unwichtigen Tätigkeiten oder sonstigen Ablenkungen zu widmen. Dadurch erreichen sie in Summe viel mehr als andere und ziehen insbesondere mehr Befriedigung aus dem, was sie tun.

Handlungsempfehlung

Beginnen Sie (generell und insbesondere am Tagesanfang) konsequent mit der

• wichtigsten und/oder
• schwierigsten und/oder
• unangenehmsten und/oder
• denkintensivsten Aufgabe.