Umgang mit Störungen und Zeitdieben

Wenn es nicht so läuft, wie wir es erwarten oder planen, dann oft deshalb, weil zwischendurch immer wieder Störungen und Ablenkungen eintreten. An manchen sind wir selbst schuld, für andere ist unsere Umgebung verantwortlich; z.B.:

• Internet, E-Mails und überflüssige Telefonate
• Ins Nichts laufende Gespräche
• Selbstablenkung und fehlende Fokussierung
• Überwindungszeit, bevor man Dinge anfängt

Um die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv zu nutzen, ist es daher wichtig, diese Zeitdiebe zu fassen und ihre Auswirkungen auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

Tip

Wenn eine Störung voraussichtlich nicht länger als 3 Minuten dauert, dann erledigen Sie die Aufgabe sofort, ansonsten verschieben Sie sie auf später.

Eine besondere Herausforderung stellt die tägliche E-Mail Flut dar. Nutzen Sie E-Mails, aber lassen Sie sie nicht zu einem weiteren Zeitdieb werden, der Sie von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenkt:

• Prüfen Sie Ihren E-Mail Eingang nicht kontinuierlich auf neue Nachrichten, sondern nur zu festgelegten Zeiten; z.B. zweimal am Tag je 1h oder dreimal für je 40min.
• Leeren Sie Ihren E-Mail Eingang regelmäßig (im Rahmen der oben genannten Bearbeitungsblöcke). Treffen Sie dabei für jede Nachricht eine sofortige Entscheidung: reagieren/bearbeiten, archivieren oder löschen?
• Besonders wichtige und dringende Nachrichten bearbeiten Sie sofort, ebenso E-Mails, deren Bearbeitung nicht mehr als 3 Minuten in Anspruch nimmt. E-Mails, deren Bearbeitung mehr Zeit in Anspruch nimmt, legen Sie in einer eigenen Ordnerstruktur ab und machen eine Aufgabe mit Termin daraus.
• Wenn Sie eine Nachricht zum späteren Nachschlagen aufbewahren möchten, legen Sie diese auch in einer Ordnerstruktur ab.
• Überlegen Sie sorgfältig, wer Ihre E-Mail in Kopie benötigt. So gehen Sie als Vorbild voran, was die Eindämmung der E-Mail Flut angeht.

Handlungsempfehlung

Erstellen Sie eine Liste mit Zeitdieben, auf die Sie künftig verzichten wollen; z.B. zu viele, unwichtige bzw. nicht zielführende Meetings.

Nutzen Sie den Tag für die wichtigen Dinge und vermeiden Sie es, die Zeit mit Unentschlossenheit, Zeitdieben und Planlosigkeit zu vergeuden.