Zeitplanung/Priorisierung¶
Um zu entscheiden, welche Aufgaben erstrangig, zweitrangig und welche nachrangig behandelt werden sollen, können die klassische ABC-Analyse oder das Eisenhower-Prinzip herangezogen werden.
ABC-Analyse¶
Der Schlüssel für ein erfolgreiches Zeitmanagement liegt darin, den geplanten Aktivitäten eine eindeutige Priorität zuzuordnen, indem sie durch eine A-B-C-Klassifikation in eine Rangordnung gebracht werden:
A-Aufgaben¶
- sind die wichtigsten Aufgaben (für die Erfüllung einer Job-Funktion oder die Verwirklichung persönlicher Ziele).
- Sie können von der betroffenen Person nur allein oder im Team verantwortlich durchgeführt werden, sind also nicht delegierbar.
B-Aufgaben¶
- sind durchschnittlich wichtige Aufgaben und auch (teilweise) delegierbar.
C-Aufgaben¶
- sind die Aufgaben mit dem geringsten Wert für die Erfüllung einer Funktion, haben jedoch üblicherweise im Alltag sehr großen Anteil an der Menge der Arbeit.
SOLL-Zustand¶
Die insgesamt zur Verfügung stehende Zeit sollte wie folgt für die Bearbeitung von Aufgaben aufgeteilt werden:
- 65% für A-Aufgaben
- 20% für B-Aufgaben
- 15% für C-Aufgaben
Eisenhower-Prinzip¶
Die Aufgabenpriorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem früheren US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower, erfolgt nach den Kriterien "Dringlichkeit" und "Wichtigkeit":
| DRINGEND | NICHT DRINGEND | |
|---|---|---|
| WICHTIG | A (sofort erledigen) |
B (Erledigung einplanen) |
| NICHT WICHTIG | C (delegieren) |
(Papierkorb) |
A-Aufgaben¶
- sind Aufgaben, die sowohl dringend als auch wichtig sind.
- Sie sind sofort in Angriff zu nehmen und selbst durchzuführen.
B-Aufgaben¶
- sind Aufgaben von hoher Wichtigkeit, die aber noch nicht wirklich dringlich sind.
- Sie können zunächst aufgeschoben werden, sollten aber eingeplant, terminiert und gegebenenfalls delegiert werden.
C-Aufgaben¶
- sind Aufgaben, die keine hohe Wichtigkeit haben, aber dringend sind.
- Sie sollten delegiert und/oder nachrangig erledigt werden.
Sonstige Aufgaben¶
- Aufgaben, die weder dringend noch wichtig sind, wandern in den Papierkorb.
Vergleich¶
Der wesentliche Zweck der ABC-Analyse sowie des Eisenhower-Prinzips besteht darin, den Fokus auf die A-Aufgaben zu lenken. Diese sollten möglichst dann erledigt werden, wenn die Konzentration und Produktivität der Mitarbeiter am größten ist.
Der Unterschied zwischen den beiden Methoden besteht im Wesentlichen darin, dass das Eisenhower-Prinzip ein größeres Zeitfenster umfasst, während die ABC-Analyse eher auf einen Tag ausgerichtet ist (siehe bspw. https://www.ionos.at/startupguide/produktivitaet/eisenhower-matrix/).
Das Eisenhower-Prinzip ist vor allem für Personen in Führungspositionen als einfaches Hilfsmittel zum wirksamen Delegieren praktikabel.