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Zeitplanung/Methodik

Es gibt viele verschiedene Methoden des Zeitmanagements bzw. der Selbstorganisation, die das Ziel verfolgen, den Verlauf eines (Arbeits-)Tages so zu strukturieren, dass die zur Verfügung stehende Zeit möglichst produktiv genutzt werden kann. Im Folgenden wird die ALPEN-Methode nach L. Seiwert näher erläutert.

ALPEN-Methode

Der von Seiwert verwendete Begriff ALPEN ist ein Akronym für die fünf wesentlichen Arbeitsschritte der Methode:

  1. Aufgaben/Aktivitäten aufschreiben
  2. Länge (Dauer) der Aktivitäten abschätzen
  3. Pufferzeiten einplanen
  4. Entscheidungen treffen: Priorisieren, Delegieren, Kürzen
  5. Nachkontrolle - Unerledigtes übertragen

Zentrale Dokumente

  • Aufgaben- bzw. Aktivitätenliste mit allen Aufgaben/Aktivitäten, die auf absehbare Zeit erledigt werden müssen.
  • Tages- bzw. Wochenplan mit konkreten Tätigkeiten (heruntergebrochen aus der Aufgabenliste), die am nächsten Tag bzw. in der nächsten Woche anstehen.

Aktivitäten- bzw. Aufgabenliste

Die Aktivitäten- bzw. Aufgabenliste bildet die zentrale Grundlage für die Zeitplanung (nach der ALPEN-Methode). Insbesondere werden 3 der oben genannten 5 Schritte (genauer: die Schritte 1, 2 und 4) darüber abgewickelt und/oder dokumentiert. Wie bereits oben erwähnt, werden in dieser Liste alle Aufgaben (auch Meetings, Telefonate etc.), die auf absehbare Zeit erledigt werden müssen, festgehalten. Die Liste ist dynamisch:

  • Sobald bekannt bzw. kommuniziert, werden neue Aufgaben in die Liste aufgenommen.
  • Bereits erledigte Aufgaben können von der Liste gestrichen werden.

Für jede neue Aufgabe/Aktivität sind folgende Schritte zu durchlaufen:

  • Fragen Sie sich, ob die Aufgabe/Aktivität unbedingt durch Sie selbst durchgeführt werden muss. Oder kann sie ebenso gut von einem anderen erledigt werden? Kontrollieren Sie aber immer die Umsetzung von delegierten Aufgaben (Inhalte und Termineinhaltung). Ein einfaches, praktisches Hilfsmittel zum wirksamen Delegieren bildet das sogenannte Eisenhower-Prinzip.
  • Größere Aufgaben sollten unter Anwendung der Divide-and-conquer-Strategie in einzelne, kleine Teile zerlegt werden.
  • Schätzen Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand bis zur Erledigung der Aktivität grob ab. Notieren Sie auch bereits bekannte Zieltermine/Deadlines. Harte Deadlines (also zeitliche Vorgaben, welche unbedingt einzuhalten sind) sollten dabei speziell gekennzeichnet werden.
  • Setzen Sie Prioritäten; d.h., entscheiden Sie darüber, welche Aufgaben erstrangig (A-Aufgaben), zweitrangig (B-Aufgaben) und welche nachrangig (C-Aufgaben) zu behandeln sind. Folgende Instrumente können dabei hilfreich sein:
  • Prüfen Sie auch auf etwaige Abhängigkeiten zu bestehenden Aufgaben/Aktivitäten und halten Sie diese in der Aufgabenliste gesondert fest; bspw. kann es vorkommen, dass mit einer Aktivität erst begonnen werden kann, sobald eine vorhergehende Aktivität abgeschlossen wurde.

Im Sinne einer übersichtlichen Darstellung empfiehlt es sich, die Aufgabenliste nach Prioritäten und/oder Zielterminen bzw. Deadlines zu ordnen (unter Berücksichtigung von etwaigen Abhängigkeiten).

Tages- und Wochenplan

Auf Basis der Aktivitäten- bzw. Aufgabenliste kann die eigentliche Zeitplanung vorgenommen werden. Wenn man beginnt, mit Zeitplänen zu arbeiten, empfiehlt sich als erster Schritt die Planung jedes einzelnen Tages bzw. jeder einzelnen Woche, wobei der Wochenplan als Aggregat der einzelnen Tagespläne zu verstehen ist.

Wie bereits erläutert, enthält ein Tages- bzw. Wochenplan konkrete Tätigkeiten, heruntergebrochen aus der Aufgabenliste, die am jeweiligen Tag bzw. in der jeweiligen Woche anstehen (ggf. ergänzt um zugehörige Teilaufgaben):

  • Schreiben Sie Ihren Tagesplan für den nächsten Tag möglichst am Abend davor (am Ende des Arbeitstages) und notieren Sie die Aufgaben ausführlich genug, damit Sie am Folgetag nicht lange überlegen müssen, sondern gleich mit der Bearbeitung der ersten Aufgabe starten können. Diese sollte gemäß dem "Eat the frog first"-Prinzip gleichzeitig auch die wichtigste Aufgabe des Tages sein.
  • Als weitere Vorbereitungsmaßnahme sollten Sie die wichtigsten Projekte bzw. die Hauptaufgabe für den kommenden Tag schon griffbereit legen. So haben Sie am nächsten Morgen alles parat, können sofort loslegen und vergeuden keine wertvolle Zeit.

  • Als Input für die konkrete Planung dienen:

    • Aufgaben und Aktivitäten aus der Aufgabenliste,
    • Unerledigtes vom Vortag,
    • geplante Termine, Meetings, Telefonate etc. (sofern diese nicht bereits in der Aufgabenliste enthalten sind), sowie
    • neu hinzukommende Tagesarbeiten.

  • Wie in der Beschreibung zur Aufgabenliste ausgeführt, müssen Sie eine Priorisierung sowie eine Abschätzung der Dauer der einzelnen Tätigkeiten vornehmen.

  • Die Grobplanung des Tagesablaufs sollte unter Berücksichtigung von Schritt 3 der ALPEN-Methode wie folgt gestaltet werden:

    • Reservieren Sie nur etwa 60% für geplante Aktivitäten,
    • 20% für Unerwartetes (Störungen, Zeitdiebe etc.), und
    • 20% für spontane und soziale Aktivitäten (kreative Zeiten).
    Praxistipp

    Nur ein bis zwei A-Aufgaben pro Tag (ca. 3h gesamt) einplanen, weitere zwei bis drei B-Aufgaben (etwa 1h gesamt) vorsehen, den Rest (etwa 0,75h) für C-Aufgaben reservieren!

    Für die Aufgabenkategorie "wichtig, nicht dringend" proaktiv Zeit im Tagesgeschehen blockieren. Auf diese Dinge kommt es wirklich an.

  • Für die konkrete Tagesplanung

    • teilen Sie den Tag gedanklich in Blöcke zu je maximal 1,5 bis 2 Stunden Länge ein, mit kurzen Pausen zwischen den Blöcken, und wenden Sie das Pareto-Prinzip und (bei vielen Aufgaben) das Rotationsprinzip an.
    • Für die Erledigung von A-Aufgaben ist es sinnvoll, 45 bis 60 Minuten störungsfrei arbeiten zu können. Platzieren Sie daher den zugehörigen Arbeitsblock möglichst am (frühen) Vormittag (bis 9:00 bzw. maximal 10:00 Uhr), da diese Zeit typischerweise störarm bzw. weniger störanfällig ist.
    Praxistipp

    In der Praxis hat es sich deshalb bewährt, täglich eine "Stille Stunde" oder "Sperrzeit" einzurichten, in der man dafür sorgt, von niemandem gestört zu werden.

    • Störanfällige Zeiten (10:00-12:00 Uhr und ab ca. 14:30 Uhr) sollten für weniger wichtige Aufgaben genutzt werden.
    • Beachten Sie auch Ihre Leistungskurve:
      • Der Leistungshöhepunkt liegt am Vormittag (daher für A-Aufgaben freihalten),
      • gefolgt vom bekannten Nachmittagstief (daher für C-Aufgaben, Routinetätigkeiten und soziale Kontakte nutzen),
      • und einem Leistungsanstieg am späteren Nachmittag (daher für B-Aufgaben nutzen).

  • Am Ende eines Tages stehen folgende Punkte auf dem Programm:

    • Nachkontrolle der Tagesereignisse (Schritt 5 der ALPEN-Methode):
      • SOLL/IST-Vergleich anhand des Tagesplans
      • Dadurch geht Ihnen das Unerledigte nicht verloren. (Sie übertragen es auf einen anderen Tag und erledigen es entsprechend später.)
    • Planung des nächsten Tages (z.B. Unerledigtes vom Vortag übertragen)

Abschlussbemerkungen

  • Nutzen Sie den Tag für die wichtigen Dinge und vermeiden Sie es, die Zeit mit Unentschlossenheit, Zeitdieben und Planlosigkeit zu vergeuden. Ein paar Tipps im Umgang mit Störungen und Zeitdieben finden Sie hier.
  • Machen Sie sich am Ende der Woche bewusst, was Sie in den letzten Tagen alles geschafft haben. Das gibt Ihnen einen Motivationsschub für die folgende Woche.
  • Lassen Sie die Aufgaben, an denen Sie und Ihre Leistung gemessen werden, nicht unerledigt liegen.
  • Lassen Sie sich nicht unter Druck setzen, sondern bearbeiten Sie eine Aufgabe nach der anderen in dem Tempo, das Sie für richtig und gut halten.
  • Betrachten Sie Pausen nicht als Zeitverschwendung, sondern als erholsames Auftanken von Energie. Machen Sie dabei auch mindestens einmal am Tag einen Spaziergang.
  • Beginnen und beenden Sie Ihren Tag immer positiv (Ihre Grundeinstellung hat einen maßgeblichen Anteil an Ihrem Erfolg oder Misserfolg); hier ein paar Vorschläge:
    • gemütliches Frühstück mit der Familie,
    • Morgensport (Jogging, Gymnastik etc.),
    • gelassene Fahrt zur Arbeit ohne Hast.